發(fā)布日期：2023-03-22瀏覽次數(shù)： 次信息來源： 天睿咨詢-顏家平
MMOGV5版中的5.3.3.1 F3：當產(chǎn)品或流程與已批準（PPAP）的零件狀態(tài)有偏差的時候，應有流程可以獲得客戶正式授權批準。組織應保留書面材料，說明偏差審查結果，授權偏差的人員以及審查產(chǎn)生的任何必要的行動。在V5版中特地增加了一句話，要求保留偏差的書面材料，有其特殊的意義。
在產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中，因各種原因會發(fā)生與PPAP認可時的狀態(tài)或者過程不一致的情況，這時需要向客戶提出偏差認可申請，并要獲得客戶的批準。因為產(chǎn)品或流程的變更可能對零件的質量（比如：外形、組件、功能）有負面影響，或者對生產(chǎn)零件的周期有影響。這是許多企業(yè)經(jīng)常會遇到的情況，而且?guī)缀趺恳患移髽I(yè)都有關于偏差認可的流程文件，但要保留書面材料的做法并不是所有企業(yè)都會寫進文件里并且是這樣做的。各類記錄的保存和使用是許多企業(yè)在管理中的一大軟肋。
MMOG要求保留偏差報告書面文件，是為了在日后偏差情況再次出現(xiàn)后可以進行對照和參考。因為在日常工作中，質量偏差的情況是不可避免的。此類事故再次發(fā)生時，工程師首先應找到之前的偏差報告，看看類似情況是如何處理的，尤其某些偏差在多年之后再次發(fā)生，而原來處理的人員甚至客戶都發(fā)生了變化，這時，當初的偏差報告書面材料特別重要。它可以讓工程師們大大減少分析和判斷的時間。A公司的物流經(jīng)理告訴我這么一個案例。有一次他們的產(chǎn)品表面發(fā)生了一種奇異的色澤，工人們馬上把它們放入不合格品區(qū)域，然后請工程師進行分析和判斷，而工程師們也從未看到過這樣的現(xiàn)象，正在一籌莫展時，客戶打電話來詢問交付情況，當他告訴客戶發(fā)生了質量問題，可能會影響交付時，客戶馬上就告訴物流經(jīng)理，請他們到公司資料庫找當初的偏差報告，看看是否有同樣的案例。他馬上轉達給工程師，結果發(fā)現(xiàn)五年之前發(fā)生過一樣的案例，如何發(fā)現(xiàn)、判斷和處理都明明白白地寫著。于是，嚴重的問題迎刃而解，產(chǎn)品的交付也沒受到影響。他談到這個案例時，感嘆道: 幸虧當初報告都保存著，否則又要當初一樣花一周時間才找到根本原因和解決方法了。
圖片：來源于網(wǎng)絡
MMOG要求保留偏差報告書面文件，是要求企業(yè)在工作中要防止偏差的情況再次發(fā)生。就上面的案例來說，那位物流經(jīng)理告訴我，再次發(fā)生的原因是供應商的配料溫度不符合標準造成的，根本原因是溫度表發(fā)生了誤差且沒有按規(guī)定進行定時校驗。找到原因后，供應商進行了改進，做了相應的防錯裝置。而該企業(yè)的質量部門總監(jiān)則要求把以前的偏差報告重新看一遍，看看是否有地方需要進行改進，防止出現(xiàn)類似的錯誤，結果還真是發(fā)現(xiàn)了幾個可以改進的地方。
偏差報告的書面材料必須進行保存，究竟應該保存多久呢？是否像其他文件那樣保留兩到三年呢？偏差報告必須是隨著產(chǎn)品的生命周期而保存的。只要產(chǎn)品在市場上還存在，偏差報告就要繼續(xù)保存。因此保存周期為產(chǎn)品有效期加上一個完整日歷年。
圖：偏差處理流程
偏差報告的保存對產(chǎn)品質量和質量問題的解決；對企業(yè)及其供應鏈上下游的伙伴都有著十分重要的作用，為什么許多企業(yè)對這些材料的保存不予重視呢？歸根到底還是對產(chǎn)品質量不夠重視，對持續(xù)地保持產(chǎn)品質量不夠重視，只關心表面的質量，只關心臨時發(fā)生的質量問題，根本原因是對解決質量問題不夠重視。這使得一些質量問題持續(xù)反復地發(fā)生，給企業(yè)的聲譽和效益造成極大的損害。因此，千萬不能小看偏差報告等質量文件的保存和使用。
各類資料的保存是企業(yè)管理中的一項薄弱環(huán)節(jié)，尤其是許多部門保存的記錄和文件。因此，要引起供應鏈部門負責人的特別關注。要落實責任，要求本部門人員對各自應保存的記錄負責，對無法落實人員的記錄和文件要由負責人自己加以保存。同時，要建立資料保存清單，定期進行檢查，改變資料保存不善的狀況。
審核員會查看偏差報告管理文件，并且會隨意抽查所保存的資料，如果發(fā)生過影響交付的質量問題，他們會查得更仔細。
